Angestellte Fahrlehrer, die den Fahrschulwagen auch privat nutzen dürfen, müssen das Fahrtenbuch sorgfältig führen, damit bei einer Betriebsprüfung die geschäftlichen Fahrten von den privaten Fahrten genauestens abgegrenzt werden können. Ansonsten besteht die Gefahr, dass bei einer Betriebsprüfung das Finanzsamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt und die 1 %-Regel für die Privatnutzung pauschal abrechnet.
Mittlerweile dürfen Fahrtenbücher auch mit elektronischer Unterstützung geführt werden. Wer elektronische Fahrtenbücher nutzt muss sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen an den eingegebenen Daten ausgeschlossen sind. Zumindest müssen Änderungen in der elektronischen Datei offen gelegt werden. Wird beispielsweise eine Exceldatei als elektronisches Fahrtenbuch benutzt, gibt es hierfür keine Anerkennung, da diese Datei unproblematisch abgeändert werden kann (vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410).
Es gelten strenge Maßstäbe für elektronische Fahrtenbücher. Der Steuerpflichtige trägt im Streitfall die Beweislast, dass die Version des elektronischen Fahrtenbuchs keine Änderungen an den Daten zulässt bzw. diese Änderungen kenntlich macht. Das FG Baden-Württemberg hat hierüber eine Urteil gefällt (FG Baden-Württemberg – 11 K 736/11). Es muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und ggf. wieder unverändert lesbar gemacht werden können. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.
Zur Information:
Wenn angestellte Fahrlehrer das Fahrschulfahrzeug privat nutzen dürfen, muss diese Nutzung als geldwerter Vorteil versteuert werden. Es besteht die Möglichkeit, die 1 %-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode zu wählen. Welche Variante günstiger ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Man kann davon ausgehen, dass bei einer seltenen privaten Nutzung die Fahrtenbuchmethode die bessere Möglichkeit ist. Wird diese Methode angewandt, ist man verpflichtet, dass Fahrtenbuch ab Beginn des Kalenderjahres zu führen. Sollte sich im Nachhinein herausstellen, dass die 1 %-Regel die bessere Variante ist, kann problemlos gewechselt werden.
Für Fahrschulen gibt es eine vereinfachte Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen. (DQ)