Unternehmer sind verpflichtet, eine Reihe von Belegen für das Finanzamt aufzubewahren. Aber auch Privatpersonen sollten Belege, Quittungen und Rechnungen nicht blindlings wegwerfen. Was und vor allem wie lange aufbewahrt werden sollte, erfahren Sie hier.
Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch für digitale Aufzeichnungen gilt die zehnjährige Speicherfrist. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen hingegen grundsätzlich nur sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde usw. Zu Beginn des Jahres 2017 können Unternehmer daher etwa Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2006 oder früheren Datums entsorgen.
Beispiel: Wird der Jahresabschluss für das Jahr 2005 im Jahr 2006 fertiggestellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2007. Dieser Jahresabschluss darf daher frühestens Anfang 2017 entsorgt werden.
Mindestlohn:
Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Unternehmer. Seit dem Jahr 2015 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten sowie Beschäftigten in bestimmten Branchen aufzeichnen. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.
Privatpersonen:
Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden. Hier sollte man lediglich die Bestandskraft des Steuerbescheides abwarten. In der Regel wird ein Steuerbescheid aber bereits einen Monat nach Bekanntgabe des Bescheides bestandskräftig.
Aufgepasst bei hohen
Einkommen:
Eine Sonderregelung gibt es für Steuerzahler, die gut verdient haben: Wer im Jahr positive Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, nichtselbstständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte von mehr als 500.000 Euro erzielt hat, muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufheben.
Pflicht bei Bauleistungen:
Für alle Steuerzahler gilt hingegen wiederum die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen über Bauleistungen: Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden! Die Baurechnungen enthalten meistens auch einen entsprechenden Hinweis auf diese Aufbewahrungsfrist.
Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen zurückbehalten werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen, Garantien oder Gewährleistungsrechte besser durchsetzen.
(Quelle: Bund der Steuerzahler)